Směrnice Jazykové školy Teburg s.r.o. („Teburg“) o ochraně osobnosti a osobních údajů
- Směrnice Jazykové školy Teburg s.r.o. o ochraně osobnosti a osobních údajů (dále jen „Směrnice“) je závazná pro všechny zaměstnance Teburgu.
- Ochrana osobnosti je upravena příslušnými ustanoveními zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „OZ“). Ochrana osobních údajů je upravena nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) (dále jen „Nařízení“), které je pro Českou republiku závazné. Zaměstnanci Teburgu jsou povinni uvedené předpisy dodržovat.
- Co jsou osobní údaje? Jsou to: veškeré informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě; identifikovatelnou fyzickou osobou je fyzická osoba, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat, zejména odkazem na určitý identifikátor, například jméno, identifikační číslo, lokační údaje, síťový identifikátor nebo na jeden či více zvláštních prvků fyzické, fyziologické, genetické, psychické, ekonomické, kulturní nebo společenské identity této fyzické osoby. Osobní údaje zvláště chráněné, jejichž zpracování se mimo výjimky stanovené Nařízením zakazuje, jsou: osobní údaje, které vypovídají o rasovém či etnickém původu, politických názorech, náboženském vyznání či filozofickém přesvědčení nebo členství v odborech, a zpracování genetických údajů, biometrických údajů za účelem jedinečné identifikace fyzické osoby a údajů o zdravotním stavu či o sexuálním životě nebo sexuální orientaci fyzické osoby. Osobní údaje zvláště chráněné zaměstnanci nezpracovávají.
- Zaměstnanci Teburgu zpracovávají následující osobní údaje studentů (zákazníků) Teburgu: studentem uvedené jméno, případně příjmení, telefon a e-mail, a to pro účely zajištění organizačního zabezpečení chodu výuky.
- Žádné další osobní údaje nejsou zaměstnanci Teburgu oprávněni jakkoli zpracovávat ani studenty žádat o jejich poskytnutí (ani v e-learningových materiálech, testech, v konverzačních cvičeních atd.), pokud k jejich zpracování neudělí studenti od 16 let věku písemný souhlas na zaměstnancem vyplněný vzorový souhlas (dále jen „souhlas“). Vzor souhlasu se zpracováním osobních údajů je nedílnou součástí a Přílohou č. 1 této Směrnice. Jedno vyhotovení souhlasu předá zaměstnanec studentu, který jej udělil, druhé vyhotovení pečlivě uchová v souladu s bodem 10) Směrnice a nejpozději do 10 dnů jej předá jednateli Teburgu. V případě studentů mladších 16 let schválí souhlas zákonný zástupce dítěte, zaměstnanec použije vyplněný vzorový souhlas, který je nedílnou součástí a Přílohou č. 2 Směrnice. Souhlas udělený osobou mladší 16 let (dále jen „dítě“) je udělen schválením jeho udělení zákonným zástupcem dítěte.
- Osobní údaje studentů nesmí zaměstnanci nikde zveřejňovat (mimo účely výslovně uvedené v souhlasu) ani poskytovat žádným dalším osobám (mimo příjemce osobních údajů uvedené v souhlasu).
- Testy, konverzační a gramatická cvičení budou vypracovávána a připravována takovou formou, která bude klást co největší důraz na ochranu osobních údajů studentů. Např. Místo otázky: „Jak se jmenuje Váš syn?,“ se lektor zeptá: „Jaké je Tvé nejoblíbenější jméno?“ V případě, že postup nastíněný výše nebude možné aplikovat s ohledem na úroveň znalostí, specifičnost gramatického jevu nebo pro jiný podstatný důvod, budou zaměstnanci postupovat podle bodu 8) a 9) Směrnice.
- Pokud budou zaměstnanci studentům dávat k vyplnění testy s otázkami na jejich osobní údaje či jakkoli zasahující do osobní sféry či života studentů, vždy na začátek testu vloží upozornění, které je Přílohou č. 3 (části I. Přílohy č. 3) a zároveň nedílnou součástí Směrnice. Co se týče dětí a studentů mladších 18 let věku, kteří s ohledem ke své rozumové a volní vyspělosti (posoudí zaměstnanec, jakožto osoba s pedagogickým vzděláním) nejsou schopni posoudit následky udělení souhlasu nebo neumí říkat ne, bojí se či se stydí, vloží zaměstnanec do testu upozornění, které je Přílohou č. 3 (část II. Přílohy č. 3) a zároveň nedílnou součástí Směrnice.
- Pokud budou zaměstnanci studentům dávat ve vyučovacích hodinách otázky týkající se jejich osobních údajů či jakkoli zasahující do osobní sféry či života studentů (dále také jako „soukromí“), vždy je předem zřetelně upozorní, že se jedná o otázky pro účely procvičování a studenti nemusí odpovídat pravdu. Pro případ, že student bude odpovídat pravdu, dává zároveň souhlas s takovým zásahem do svého soukromí, a to po dobu trvání té konkrétní vyučovací hodin/y kursu, ve které zaměstnanci (a ostatním studentům) informace o svém soukromí sdělil. Dětí a studentů mladších 18 let, kteří s ohledem ke své rozumové a volní vyspělosti (posoudí zaměstnanec, jakožto osoba s pedagogickým vzděláním) nejsou schopni posoudit následky udělení souhlasu nebo neumí říkat ne, bojí se či se stydí, se zaměstnanec na otázky týkající se soukromí neptá.
- Jakékoli dokumenty ve fyzické podobě (zejména se bude jednat o třídní knihy či osobní materiály zaměstnanců obsahující jména spolu s kontakty na studenty) obsahující osobní údaje studentů zaměstnanci při převážení nebudou nechávat bez dozoru (např. v autě či položené na veřejně dostupných místech). Při přenášení dokumentů s osobními údaji budou dbát na to, aby byly takové dokumenty vždy vloženy do neprůhledných složek či fólií tak, aby je neviděl nikdo další. Dokumenty s osobními údaji budou uloženy vždy v uzamčených skříňkách či šuplících (uzamčený prostor – např. učebna – nestačí).
- Zaměstnanci nejsou oprávněni zpracovávat osobní údaje v elektronické podobě v neanonymizované podobě. Anonymní údaje jsou takové údaje, mezi nimiž neexistuje pouto se subjektem údajů a toto pouto nemůže být nikým obnoveno.
- Tato Směrnice nabývá účinnosti 15. dnem ode dne jejího uveřejnění na internetových stránkách teburg.cz.
V Ostravě dne 20. září 2018
Veškeré přílohy k vyplnění pro studenty (již vytištěné) obdrží vyučující na sekretariátě školy.
Ing. Ivana Polášková, jednatelka
